Sample 1
社労士事務所｜入社手続き業務の引き継ぎパック
ベテラン社労士が頭の中に持つ「入社手続きの注意点」を、新人スタッフが3日で再現できる Word マニュアル＋ Excel チェックリストにまとめた架空サンプル。
ヒアリングシート（抜粋）
- 業務名
- 入社手続き業務
- 業種
- 社労士事務所
- 頻度
- 随時（顧問先からの依頼ベース・月数件〜十数件）
- 想定レベル
- 入所 3 ヶ月以内の新人スタッフ
- 期限
- 入社日から 5 日以内
- 完了条件
- ①各届出書が電子申請または郵送で受理されている ②受理通知の控えが顧客フォルダに保存されている ③顧問先へ完了報告が送付済み
Word初心者用マニュアル（抜粋）
1. この業務の目的（なぜやるのか）
顧問先で新しく入社した人について、社会保険・雇用保険の加入手続きを「期限内」「過不足なく」「やり直しが発生しないように」完了させるための業務です。 手続きが漏れたり遅れたりすると、顧問先側で保険料の遡及徴収や、社員の医療機関受診時の自己負担増といった実害が出ます。
2. この業務の位置づけ（前後の流れ）
顧問先からの入社連絡を受け取った時点で開始し、行政から受理通知が返ってきて、顧問先に完了報告メールを送るところまでが、この業務の範囲です。 給与計算・年末調整は別の業務として扱います。
3. インプット（手元に揃えるもの）
・顧問先からの入社連絡メール ・入社者情報シート（顧問先共有フォルダ） ・扶養家族情報シート（該当者がいる場合） ・報酬月額シート ・雇用契約書 PDF
※ 全 8 章のうち冒頭 3 章を表示しています。
Excel作業者用チェックリスト
| No | 工程 | 作業内容 | 確認観点 | 判断基準 | NG 例 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 受領 | 顧問先からの入社連絡メールを受信、内容を確認 | 入社日 / 雇用形態 / 週所定労働時間 | 3 項目すべてがメール本文または添付に明記されている | 週所定労働時間が「フルタイム」とだけ書かれている |
| 2 | 受領 | 入社者情報シートを共有フォルダから取得 | 氏名フリガナ・住所・基礎年金番号・扶養家族 | 4 項目すべて空欄なし | 基礎年金番号が手書き写真で判読不能 |
| 3 | ヒアリング | 不足情報があれば顧問先へ追加依頼メールを送信 | 依頼内容 / 返信期限 | 依頼項目を箇条書きで列挙し、期限を明記している | 「ご確認ください」とだけ送信し、何が足りないか伝わらない |
| 4 | 準備 | 報酬月額シートで標準報酬月額を確認 | 通勤手当・諸手当の含め漏れ | 直近 3 ヶ月平均が出ている | 基本給だけで標準報酬月額を計算 |
| 5 | 作成 | 社労夢で健康保険・厚生年金 被保険者資格取得届を作成 | 氏名・生年月日・基礎年金番号・標準報酬月額 | 入社者情報シートと完全一致 | 氏名のフリガナが半角カナで入力されている |
| 6 | 作成 | 雇用保険被保険者資格取得届を作成 | 週所定労働時間が 20 時間以上か / 雇用見込み 31 日以上か | 雇用保険加入要件を満たすことを確認済み | 週 15 時間のパートに対しても作成してしまう |
※ 全 9 行のうち冒頭 6 行を表示。実際の納品物には「完了」「備考」列が追加されます。
Excel引き継ぎ完了判定表
| フェーズ | 判定項目 | 合格条件 | 確認者 |
|---|---|---|---|
| 受領フェーズ | 入社情報の必須項目が揃っているか | 氏名・住所・基礎年金番号・扶養家族・標準報酬月額が空欄なし | 引き継ぎ先（新人スタッフ） |
| 準備フェーズ | 不足情報の追加依頼が記録されているか | 追加依頼メールが顧客フォルダに保存され、期限が明記 | 引き継ぎ先（新人スタッフ） |
| 作成フェーズ | 届出書 2 枚が作成されているか | 健康保険・厚生年金 / 雇用保険の届出書ともに社労夢で作成済み | 引き継ぎ担当者（ベテラン社労士） |
| 申請フェーズ | 電子申請が受理されているか | e-Gov の申請番号が控えられており、受理通知 PDF を取得済み | 引き継ぎ先（新人スタッフ） |
| 保管フェーズ | 受理通知 PDF が顧客フォルダに保存されているか | 指定命名規則で顧客フォルダ内に保管されている | 引き継ぎ先（新人スタッフ） |
| 報告フェーズ | 顧問先へ完了報告が送付されているか | 受理日と PDF 添付で完了報告メール送信済み | 引き継ぎ担当者（ベテラン社労士） |